اظهارنامه برند به فرمی گفته می شود که تکمیل آن برای ثبت هر برندی ضروری بوده و باید به همراه مدارک لازم به اداره مالکیت معنوی و علائم تجاری کشور ارسال شود.

به منظور تکمیل این فرم، متقاضی برند ابتدا در وب سایت اداره ذکر شده ثبت نام کرده و با ورود به حساب کاربری خود، نوع اظهارنامه مورد نظر خود را انتخاب نماید. فرم اظهارنامه بسته به نوع مالک برند (حقیقی یا حقوقی) و تابعیت او متفاوت می باشد.

نکته قابل توجه در خصوص ثبت برند این است که در هنگام انجام مراحل اظهارنامه، می بایست گزینه ثبت نهایی را انتخاب و یک کد پیگیری از سایت مورد نظر دریافت کرد؛ در غیر اینصورت، برند مورد نظر بصورت موقت ثبت خواهد شد.

مزیتی که ثبت موقت برند دارد این است که از حذف مراحل و اطلاعات وارد شده در سامانه جلوگیری نموده تا در زمان متقاضیان صرفه جویی شود.

لازم به ذکر است که اگر صاحب برند بیش از یک نفر باشد، می بایست مالک یا مالکین دیگر به فرم اظهارنامه برند اضافه شوند. اطلاعات اظهارنامه برند هر چه دقیق تر تکمیل شود، به نفع صاحب یا صاحبان آن بوده و در مراحل بعدی ثبت برند نیز موثر خواهد بود.

در صورتی که مالک برند مقیم خارج از کشور بوده و بخواهد نام تجاری خود را به زبان فارسی یا لاتین ثبت نماید، می تواند شخصی را بعنوان نماینده قانونی خود انتخاب کرده و به او برای انجام تمام امور ثبتی برند خود (مانند تکمیل فرم اظهارنامه) وکالت دهد.

جهت تایید شدن برند خود، اظهارنامه ثبت برند شما می بایست شامل مندرجات زیر باشد:

1.  اسم، شماره ملی، نشانی، کدپستی، تابعیت و سمت متقاضی (برای شخصیت حقیقی)
2. نام، نوع فعالیت، نشانی، محل و شماره ثبت، تابعیت، مرکز اصلی (شخصیت حقوقی)
3. اسم، شماره ملی، نشانی، کدپستی نماینده قانونی متقاضی (در صورت مقیم نبودن متقاضی در ایران)
4. تاریخ، محل و شماره اظهارنامه در خارج از کشور (درصورت درخواست حق تقدم مقرر در کنوانسیون پاریس برای حمایت از مالکیت صنعتی و اصلاحات بعدی آن)

در بخش بررسی اظهارنامه، مرجع ثبت به مدت 30 روز از تاريخ دریافت، اظهارنامه و ضمائم آن را از لحاظ رعايت جنبه‌ هاي ظاهری و دیگر شرايط مقرر در آيين نامه مالکیت معنوی مورد بررسی قرار می دهد. همچنین، این مرجع تطابق طبقه يا طبقات علامت تجاری مورد نظر با طبقه‌ بندي بين‌المللي را مورد ارزیابی و سنجش قرار می دهد.

چنان چه پس از بررسي، ايرادات و نواقصي در اظهارنامه و ضمائم آن مشاهده شود، مرجع ثبت مراتب را بصورت مكتوب به مالک برند ابلاغ کرده تا ظرف مهلت مقرر در آيين نامه، برای رفع آن ها اقدام نمايد.

درصورتی که صاحب برند در مهلت مقرر قانوني، به هر علتي نتواند خطاها و نقواص اعلامي را رفع نمايد، مرجع ثبت اظهارنامه را رد و مراتب را كتباً با ذكر دلیل، به او ابلاغ خواهد كرد. همچنین، مهلت رفع ایرادات و نواقص اظهارنامه براي متقاضيان ايراني، 30 روز و براي متقاضيان مقيم خارج از كشور، 60 روز از تاريخ ابلاغ در نظر گرفته می شود.

با توجه به اینکه در حال حاضر، مراحل پذیرش اظهارنامه برند بصورت الکترونیکی انجام می شود، چنانچه پس از بررسی آن، برای پرونده اخطار (رفع نقص یا رد اظهارنامه) صادر گردد، این هشدار از طریق ایمیل یا پیامک (SMS) برای فرد متقاضی ارسال خواهد شد.

حتی اگر شخص متقاضی بخواهد خطاهای موجود در اظهارنامه برند خود را در مهلت مقرر رفع نماید، باید آن را به صورت الکترونیکی انجام دهد.

پس از پذیرش درخواست ثبت علامت تجاری توسط مرجع ثبت، خبر آن به صورت ایمیل یا پیامک (SMS) به فرد متقاضي اعلام شده و او می بایست ظرف مدت مشخصی از تاریخ اعلام، جهت پرداخت هزينه‌ هاي مربوط به ثبت برند و انتشار آگهي اقدام نمايد.

در صورت عدم پرداخت هزينه‌ ها در مهلت مقرر، اظهارنامه از اعتبار ساقط خواهد شد. اين مهلت براي متقاضيان داخل کشور، 30 روز و برای متقاضیان مقيم خارج از كشور، 60 روز می باشد.

اگر اظهارنامه برندی توسط مرجع ثبت رد شود، مالک نام تجاری می تواند نسبت به این موضوع اعتراض نماید. در صورتی که صاحب برند از سوابق ثبت برخوردار باشد، می تواند از آن ها جهت تغییر نظر مرجع ثبت استفاده کند؛ در غیر اینصورت، می بایست به وب سایت اداره مالکیت معنوی مراجعه کرده و اظهارنامه ضمن اعتراض را تکمیل نماید.

اما اگر صاحب برندی نسبت به رد علامت تجاری خود اعتراضی داشته باشد، می بایست به دادگاه مراجعه کرده و شکایت خود به مقامات آن اعلام نماید. در صورتی که رای دادگاه به نفع مالک برند باشد، علامت تجاری او توسط مرجع ثبت، تایید خواهد شد.

اگر صاحب برندی قصد تمدید علامت تجاری خود را داشته باشد، باید 6 ماه پیش از اتمام اعتبار آن، برای درخواست تمدید اقدام نماید.

جهت تمدید 10 ساله علامت تجاری، تنها کافی است که مالک آن پس از درخواست، مجددا یک فرم درخواست اظهارنامه ثبت برند را تکمیل و به همراه مدارک مورد نیاز به اداره مالکیت معنوی ارسال نماید. سپس، با پرداخت هزینه ای به اداره مربوطه، علامت تجاری او تمدید خواهد شد.

اما در صورتی که مالک برند پس از مهلت 6 ماهه (پس از پایان اعتبار برند)، برای تمدید علامت تجاری خود درخواست کند، می بایست علاوه بر هزینه تمدید، جریمه دیر کرد خود را نیز پراخت نماید که مبلغ آن به مدت زمان تاخیر صاحب علامت تجاری بستگی دارد.

در ضمن اگر صاحب برندی هیچ اقدامی جهت تمدید انجام ندهد، اعتبار علامت تجاری او بصورت کامل از بین خواهد رفت.